Como apresentar resultados para a diretoria em 20 min

Sexta-feira à tarde. A gerente-geral chega na mesa do Ricardo e pede socorro: tem uma apresentação para o novo presidente da empresa, e o que existe é uma colcha de retalhos de várias áreas — nas palavras dele, um Frankenstein. O depoimento está em vídeo nos casos de quem já passou por isso. E é ali, com a sexta-feira acabando, que a maioria descobre uma coisa: como apresentar resultados para a diretoria não é problema de slide. É problema de ordem.

Um slide de abertura, três blocos e um pedido com data. É essa a estrutura — e junto com ela vai a tabela das dez perguntas que sempre saem daquela mesa, com o lugar onde cada resposta precisa estar.

Resultado sem pedido é relatório. E relatório se lê por e-mail — ninguém precisa de 20 minutos da agenda do comitê executivo para isso.

Por que quase toda apresentação de resultados não decide nada

Uma apresentação de resultados só serve quando termina numa decisão. Se termina em “obrigado, alguma dúvida?”, ela era um relatório. A diretoria não te chamou para saber o que aconteceu — te chamou para saber o que fazer a seguir.

Na McKinsey Global Survey de 2019, só 20% dos entrevistados disseram que a organização deles é excelente em decidir, e 61% disseram que a maior parte do tempo dedicado a decisões é usado de forma ineficaz. É autorrelato, não auditoria — e ainda assim é o retrato de quem está na sua frente.

E o tempo que eles têm é pouco. O resumo do artigo de Michael Mankins na Harvard Business Review (setembro de 2004) registra que, na empresa típica, os executivos seniores discutem estratégia por apenas três horas por mês. Três horas no mês inteiro — e a sua apresentação está pedindo 20 minutos disso.

Comece pela conclusão — e o dia em que o contrário está certo

Numa prestação de contas, a primeira frase é a conclusão, e os dados vêm depois dela. É o inverso do que a maioria faz.

Na pirâmide de Minto, a conclusão fica no topo e tudo que vem abaixo existe só para segurar ela em pé.

Minto escreve no site dela que o raciocínio fica fácil de seguir quando as ideias vêm arrumadas como uma pirâmide, todas presas a uma única ideia principal no topo. Nancy Duarte é mais seca: na Harvard Business Review de 4 de outubro de 2012, escreveu que executivos seniores são uma das plateias mais duras que existem e não esperam sentados a grande revelação do fim — interrompem antes.

Só que o André ensina o contrário:

“se eu começo já mostrando a solução sem criar um desejo pela mudança ou pela melhoria, pelo ganho, eu ainda não tenho interesse em te escutar.”

Os dois estão certos, em situações diferentes. A solução vem no fim quando você vende uma mudança que ninguém pediu — é disso que trata a apresentação para aprovar projeto. A conclusão vem no começo quando te deram 20 minutos para prestar contas de um resultado que já aconteceu: o desejo já existe, eles marcaram a reunião. Guardar a resposta para o slide 14 é ficar entre eles e o que querem saber.

Como apresentar resultados para a diretoria em 20 minutos

São cinco peças, e a ordem pesa muito mais do que a quantidade de slides. Começa com a recomendação. Depois vem o que aconteceu, por que aconteceu e quanto isso vale em dinheiro. No fim, o pedido com data marcada. Histórico, metodologia e planilha vão para o apêndice, onde ninguém precisa passar se não perguntar.

O slide de abertura

Não é a agenda. É a recomendação e o que você quer que eles decidam, numa frase só. E pare de contar slides — o André é direto nisso: “número de slide tanto faz porque a gente pode pegar essa ideia central e quebrar em 2, 3, 4, 5, 10 slides — o importante é que essa ideia esteja lá”. Para montar as outras partes na ordem certa, veja a estrutura de apresentação.

Bloco 1 — o que aconteceu

O número, e comparado com o quê. Indicador solto não diz nada: 87% é bom ou ruim? Traga o mesmo número no período anterior, na meta e, se der, no concorrente. E mostre um dado de cada vez. O André explica o motivo: “é importante a gente sempre animar uma informação de cada vez […] porque senão a pessoa lá se adianta já para o terceiro ponto começa a fazer pergunta te atrapalhar”. A mesa que te interrompe fora de hora costuma estar lendo o slide inteiro enquanto você fala do primeiro item.

Bloco 2 — por que aconteceu

Uma causa principal, não cinco. Numa prestação de contas a causa tem função única: sustentar o pedido que vem no fim. Se o número subiu, o que dá para repetir; se caiu, o que dá para interromper. Listar os sete fatores que influenciaram devolve a decisão para o seu colo.

Bloco 3 — quanto isso vale

Resultado contado na unidade da sua área — pontos de NPS, horas economizadas, tickets fechados — para na porta da diretoria. Suba a escada até chegar no dinheiro: menos reclamações, melhor reputação, mais recompra, mais lucro. Sem o número exato, projete e diga que é projeção. O argumento em dinheiro tem regras próprias quando o que está em jogo é um investimento novo, e elas estão na apresentação para aprovar projeto.

O pedido

O fecho é uma pergunta e uma data — não “obrigado, alguma dúvida?”, e sim “aprovamos a fase 1 até o dia 15?”. Depois vem o concreto: data da decisão, reunião marcada, dono com nome. Se ninguém decidir na hora, saia com um progresso: uma resposta até uma data combinada, dez dias por exemplo. Isso é um resultado da reunião; “vamos pensar” não é.

Quando o tempo encolhe

E se os 20 minutos virarem 8? Nancy Duarte manda ensaiar fingindo que o seu horário foi cortado para cinco minutos, e aplicar a regra dos 10% no apêndice: se ele tem 50 slides, crie 5 de resumo. Sai o histórico, a metodologia, os agradecimentos. Nunca sai o pedido.

O que a diretoria pergunta — e onde a resposta tem que estar

As perguntas daquela mesa são sempre as mesmas dez. Se você decidir antes onde cada uma vai ser respondida, não acontece aquilo que o André chama de ser “pego de calças curtas”.

A apresentação e o relatório são dois documentos

O arquivo que você projeta e o que você manda depois não podem ser o mesmo. Um é falado, então tem pouco texto; o outro é lido sozinho, então precisa de frases completas. O André resume assim:

“na hora de criar esse documento aqui ele tem que ser uma apresentação e não um livro”

Trocar um pelo outro custa caro nos dois sentidos. Se você manda depois os slides da reunião, quem não estava lá não tem informação para decidir sozinho. Se você projeta o documento cheio de texto, a plateia lê em vez de ouvir — e a sua recomendação passa batida. Amy Esselman, do storytellingwithdata, escreve o mesmo: um slide feito para apoiar uma fala é diferente de um feito para leitura independente.

A Amazon leva ao extremo: Jeff Bezos escreveu na carta de 2017 aos acionistas que a empresa não faz apresentações de PowerPoint — escreve memorandos narrativos de seis páginas, lidos em silêncio no começo de cada reunião.

Para propostas com escopo e preço, veja o roteiro de 8 passos. E quando a reunião é remota, a atenção muda de figura.

Três mitos que atrapalham a sua apresentação para a diretoria

1. “93% da comunicação é não verbal.” Quem derruba é o próprio autor: Albert Mehrabian escreve no site dele que, a menos que o comunicador esteja falando dos próprios sentimentos ou atitudes, as equações 7–38–55 não se aplicam. Ele mediu simpatia e atitude, não a entrega de uma recomendação com números. Postura conta — veja linguagem corporal —, mas aqui a mensagem é o conteúdo.

2. “A atenção cai depois de 10 minutos.” Neil A. Bradbury, da Rosalind Franklin University, revisou a literatura em Advances in Physiology Education (2016) e concluiu que os dados primários não sustentam um limite de 10 a 15 minutos. Ele olhou alunos em sala de aula, não diretores em comitê — mas o número que todo mundo repete nunca teve base. E a maior variação vinha de quem apresentava.

3. “Um slide bonito resolve.” Resolve uma parte. O visual manda uma mensagem automática sobre o seu trabalho — é como entrar numa loja de chão sujo: por melhor que seja o produto, você fica com o pé atrás. Mas embelezar não conserta ordem errada. O visual da apresentação deixa a informação legível depois que a ordem está certa.

O que muda quando a ordem muda

Karina, supervisora de treinamento, conta no depoimento em vídeo dela que reescreveu o conteúdo para quem executa entender — e que o indicador da área dela, que rodava em torno de 70%, foi para cerca de 90% e ficou meses estabilizado. É indicador interno da empresa dela, não métrica nossa. Na Unimed o caminho foi o mesmo: sair de relatórios densos para apresentações em que dá para decidir alguma coisa no fim.

Próximo passo

Abra a sua apresentação de resultados do mês passado e leia só o primeiro slide. Se ele não diz o que você quer que eles decidam, você tem um relatório na mão.

Este artigo é uma peça do guia Data storytelling: o que é e como aplicar na prática. Para o passo a passo de montagem, comece por como fazer uma apresentação ou por como começar uma apresentação.

Não sabe qual parte da sua apresentação trava a decisão? Faça o Raio-X da Comunicação: 5 a 7 perguntas, cerca de 2 minutos, e o diagnóstico aparece na tela na hora. Se o problema é transformar dado em decisão, o método inteiro está no curso de storytelling com dados. Para treinar o time inteiro, veja como funcionam os treinamentos in company.

Perguntas frequentes

Como apresentar um projeto para diretoria?

Comece pelo pedido, não pelo histórico. Um slide de abertura com a recomendação e o valor, depois três blocos — o que aconteceu, por que aconteceu e quanto vale em dinheiro — e um pedido final com data marcada. Deixe o detalhamento no apêndice.

O que falar no início de uma apresentação?

Numa apresentação para a diretoria, a primeira frase é a conclusão. É o que Barbara Minto chama de princípio da pirâmide: a ideia principal no topo e tudo abaixo dela servindo de sustentação. Nancy Duarte, na Harvard Business Review (2012), é direta: executivos não ficam esperando a grande revelação do final — interrompem antes.

Quais são 5 dicas para uma boa apresentação para a diretoria?

(1) Abra com o pedido. (2) Compare cada número com alguma coisa — o mês anterior, a meta, o concorrente. (3) Traduza tudo em dinheiro. (4) Antecipe as três objeções que vão aparecer e responda antes. (5) Termine com uma data, não com um “obrigado”.

Como fazer um relatório para a diretoria?

Relatório e apresentação são dois documentos diferentes. O relatório é lido sozinho, então precisa de frases completas e contexto; a apresentação é falada, então precisa de pouco texto. A Amazon leva isso ao extremo: Jeff Bezos escreveu na carta de 2017 aos acionistas que a empresa não usa PowerPoint e sim memorandos narrativos de seis páginas, lidos em silêncio no começo da reunião.

Sobre os autores

Escrito por André e Ana Flávia, da Fantástica Fábrica Criativa. Treinamos times em comunicação, apresentações e data storytelling dentro das empresas desde 2016 — e o pedido que mais chega até nós é este: capacitar analistas para apresentar à diretoria e ao comitê executivo. Conheça a nossa história.

Veja o vídeo completo

Este artigo foi baseado numa aula do André sobre estruturar uma apresentação para a diretoria. Assista ao vídeo original:

Passo a Passo Completo: O Método de Apresentação para Aprovar Qualquer Ideia Em 10 Minutos

Referências

1. MINTO, B. The Minto Pyramid Principle — site oficial. https://www.barbaraminto.com/ · https://www.barbaraminto.com/concept
2. DUARTE, N. How to Present to Senior Executives. Harvard Business Review, 04/10/2012. https://hbr.org/2012/10/how-to-present-to-senior-execu
3. DUARTE, INC. How to Effectively Present to Senior Executives. https://www.duarte.com/blog/how-to-effectively-present-to-senior-executives/
4. McKINSEY & COMPANY. Decision making in the age of urgency (McKinsey Global Survey), 30/04/2019. https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/decision-making-in-the-age-of-urgency
5. MANKINS, M. C. Stop Wasting Valuable Time. Harvard Business Review, set/2004 (resumo oficial). https://hbr.org/2004/09/stop-wasting-valuable-time
6. BEZOS, J. 2017 Letter to Shareholders. Amazon, 2017. https://www.aboutamazon.com/news/company-news/2017-letter-to-shareholders
7. MEHRABIAN, A. Página do autor sobre a ordem de importância na comunicação. http://www.kaaj.com/psych/smorder.html
8. BRADBURY, N. A. Attention span during lectures: 8 seconds, 10 minutes, or more? Advances in Physiology Education 40(4):509–513, 2016. https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/28145268/
9. ESSELMAN, A. Pre-reads and presentations are not the same. storytellingwithdata. https://www.storytellingwithdata.com/blog/pre-reads-and-presentations-are-not-the-same